Equipo, roles y permisos

Objetivo. Invitar a los miembros del equipo, asignarles un rol, ajustar qué puede hacer cada rol y cada persona, y desactivar accesos cuando alguien deja de trabajar en la empresa.

Requisitos previos. El rol Administrador. Se abre desde «Configuración» › «Equipo». La licencia fija cuántos usuarios activos admite la instalación; el dato está en «Configuración» › «Licencia».

Invitar a un miembro

1. Haga clic en «Invitar miembro», debajo de la tabla de miembros, escriba el «Correo electrónico» y elija el «Rol»: «Administrador», «Operador» o «Asistente».
2. Haga clic en «Invitar». El CRM confirma con «Invitación enviada» y la persona recibe un correo con un enlace para definir su contraseña y entrar directamente en la empresa.
3. En «Miembros (N)» la persona aparece como «Invitado» hasta su primer acceso; después, «Activo».

Los miembros

La tabla «Miembros (N)» muestra «Miembro», «Rol», «Estado», «Se unió», «Permisos» y «Acciones», con «Buscar por nombre o correo…» para filtrar; su propia fila lleva la marca «Tú» y, en «Permisos», «Acceso total». Para los demás miembros:

• El botón «Permisos» de su fila ajusta excepciones solo para esa persona.
• El menú «Acciones» ofrece «Hacer Administrador», «Hacer Operador» o «Hacer Asistente» para cambiar el rol, con la confirmación «Miembro actualizado», y «Desactivar acceso», que pide confirmar «¿Desactivar el acceso de este miembro? Podrás reactivarlo cuando quieras.», o «Reactivar acceso». Un miembro «Inactivo» no puede entrar y no cuenta para el límite de la licencia.

Roles y permisos

El «Administrador» tiene «Acceso total». Para «Operador» y «Asistente», el bloque «Roles y permisos» permite:

• Renombrar el rol escribiendo sobre su nombre, «Nombre del rol», por ejemplo «Contador» o «Recepción»; el CRM confirma con «Rol renombrado a …».
• Ajustar su plantilla con «Permisos». La ventana «Permisos de …» agrupa los permisos por módulo, «Clientes», «Casos», «Dinero», «Contratos», «Citas», «Bandeja», «Marketing» e «Informes», cada uno con una explicación. La plantilla queda «De fábrica» o «Personalizado».

De fábrica, el Operador puede hacer todo salvo eliminar y suprimir clientes, exportar clientes, eliminar casos y documentos y gestionar campañas. El Asistente ve, crea y edita clientes, ve los casos, gestiona las citas y atiende la bandeja, sin ver las notas internas ni los montos.

El botón «Permisos» de la fila de un miembro abre «Permisos de este miembro»: lo marcado viene de su rol; cualquier cambio ahí es una excepción solo para esa persona, contada como «N ajustes». «Restablecer todo al rol» las elimina y confirma con «Excepciones eliminadas».

Problemas frecuentes

• «No puedes dejar la organización sin un admin activo». Nombre a otro administrador antes de cambiar el rol o desactivar al último.
• «No puedes cambiar tu propio acceso». Otro administrador debe hacerlo.
• «Tu plan permite un máximo de usuarios activos y ya lo alcanzaste. Desactiva un usuario o mejora el plan.» Desactive a alguien o amplíe la licencia.
• La invitación no llega. Revise la carpeta de correo no deseado y que el correo de la empresa esté conectado en «Integraciones». La invitación puede reenviarse invitando de nuevo al mismo correo.
• Un miembro no ve una pantalla. Su rol o sus excepciones no incluyen el permiso; revíselo en «Permisos».