Eliminar un cliente o suprimir todos sus datos

Objetivo. Distinguir entre eliminar una ficha sin historial y suprimir por completo a una persona con todo lo que le pertenece, y hacerlo con las garantías que exige cada caso.

Requisitos previos. «Eliminar clientes» para eliminar. «Suprimir todos los datos de un cliente» para suprimir, que de fábrica solo tiene el Administrador.

Eliminar una ficha

1. En la ficha, haga clic en «Eliminar».
2. Confirme en «¿Eliminar este cliente? Esta acción no se puede deshacer.».

Solo se pueden eliminar fichas sin casos. Si los tiene, el CRM responde «No se puede eliminar: el cliente tiene casos asociados.»; en ese caso, archive o elimine antes los casos, o utilice la supresión.

Suprimir todos los datos de una persona

Es la respuesta a una petición de borrado completo. Elimina la ficha, sus casos, sus documentos y los archivos que estén en Google Drive u OneDrive, sus conversaciones, sus citas y sus tareas. No se puede deshacer, y una copia de seguridad posterior tampoco los devuelve.

1. En la ficha, haga clic en «Suprimir datos».
2. Lea el cuadro «Suprimir todos los datos de esta persona». Explica qué se borra y advierte que el registro de auditoría no se borra sino que se anonimiza: se van los datos personales y se conserva qué se hizo, sobre qué y cuándo.
3. Escriba el nombre completo tal como se indica en «Para confirmar, escribe el nombre completo: …».
4. Haga clic en «Suprimir para siempre».

El CRM confirma con «Datos suprimidos: N casos y N documentos. El rastro en la auditoría quedó anonimizado.».

Cuándo se rechaza la supresión

• «El nombre no coincide. No se suprimió nada.» Escriba el nombre exactamente como aparece.
• «Esta persona tiene pagos o contratos registrados. No se suprimió nada.» Son los documentos que sostienen la contabilidad. Si aun así hay que borrarlos, elimine antes esos registros a mano y repita.
• «No se pudo borrar un archivo de tu nube, así que no se suprimió nada.» Revise la conexión de Google Drive u OneDrive en «Configuración» › «Integraciones» e inténtelo de nuevo. La supresión es todo o nada.

Problemas frecuentes

• No aparece «Suprimir datos». Solo lo ve quien tiene el permiso «Suprimir todos los datos de un cliente».
• Necesita conservar la contabilidad pero borrar los datos personales. Elimine o archive lo que no sea contable y consulte con un administrador antes de suprimir; la supresión no distingue.