El formulario de intake
Objetivo. Conocer lo que ve su cliente cuando abre el enlace de intake de un formulario: las preguntas que responde y lo que ocurre al enviarlas.
Requisitos previos. Las preguntas se definen en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios», en «Intake del cliente». El enlace se genera desde la sección «Intake del cliente» de la ficha del caso, como se describe en «Intake por enlace» de la categoría «Casos». Cada enlace es de un solo uso y caduca a los 14 días.
Lo que ve el cliente
La página «Formulario de admisión» muestra el nombre del formulario y saluda al cliente por su nombre: «completa estos datos para avanzar con tu caso. Toma solo unos minutos». Debajo van las preguntas en el idioma del cliente, en el orden configurado; las obligatorias van marcadas. Según el tipo, cada pregunta es un campo de texto, un párrafo, una fecha, un número, una lista de opciones o «Sí» / «No». Al pie: «Tus datos se envían de forma segura y solo los usa este negocio para tu trámite.».
Enviar las respuestas
- El cliente responde las preguntas.
- Hace clic en «Enviar respuestas». La página confirma con «¡Recibido, gracias!» y «Tus respuestas llegaron al equipo. Te contactaremos si falta algo.».
En el CRM, las respuestas llegan como PDF a «Documentos» del caso, el formulario pasa a «Recibido» en «Intake del cliente» y el equipo recibe la notificación «Intake recibido». Si el cliente vuelve a abrir el enlace, ve «¡Formulario ya recibido!».
Problemas frecuentes
- «Revisa los campos marcados: falta algo o hay un dato inválido.» Falta una pregunta obligatoria o un dato no tiene el formato esperado, por ejemplo una fecha.
- «Este enlace ya no está disponible o ha caducado. Contacta a tu asesor para recibir uno nuevo.» Pasaron 14 días, se generó un enlace nuevo, que anula el anterior, o el formulario ya se envió. Genere otro enlace desde el caso.
- El cliente no recibió el enlace. «Enviar al cliente» necesita WhatsApp o correo conectados y el consentimiento del cliente; en su defecto, copie el enlace con «Copiar» y hágaselo llegar.
- No se puede generar el enlace en el caso. El formulario no tiene campos de intake: defínalos en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios».
