Crear un caso

Objetivo. Abrir un caso para un cliente con su servicio, su responsable, sus formularios y sus fechas, y saber qué crea el CRM automáticamente al hacerlo.

Requisitos previos. El permiso «Crear casos». Los servicios y sus etapas se definen en «Configuración» › «Servicios»; los formularios y sus listas de verificación, en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios».

Qué es un caso

Un caso es cada trámite o encargo de un cliente: tiene un servicio, un flujo de etapas, un responsable, una lista de verificación de documentos, sus documentos, sus pagos y una fecha límite. Un cliente puede tener varios casos abiertos a la vez.

Crear el caso

1. En «Casos», haga clic en «+ Nuevo caso». El botón también está en la ficha del cliente.
2. En «Cliente», elija al cliente en la lista. Si todavía no existe, «+ Cliente nuevo rápido» permite crearlo en el momento con «Nombre completo del cliente», «Teléfono (con código de país)», «Email (opcional)» y la casilla «El cliente acepta recibir mensajes (recordatorios, enlaces del caso).»; «Elegir uno existente» vuelve a la lista.
3. Elija el «Servicio». Define el flujo de etapas del caso.
4. Elija el «Responsable» del equipo. Si se deja vacío, el CRM asigna el caso al administrador u operador activo con menos casos abiertos.
5. En «Formularios», marque los formularios que aplican a este caso. Cada formulario aporta su lista de verificación de documentos y sus campos de intake.
6. Revise la «Fecha de recibido», que por defecto es hoy, y fije la «Fecha límite» si la hay.
7. Haga clic en «Nuevo caso». Se abre la ficha del caso.

Qué hace el CRM al crear el caso

• Asigna el «Número de caso» con el prefijo de la empresa y el año, por ejemplo AUR-2026-0001. El prefijo se cambia en «Configuración» › «Casos».
• Sitúa el caso en la primera etapa de su servicio.
• Genera la «Checklist de documentos» a partir de los formularios elegidos.
• Calcula el «Semáforo» según la fecha límite: verde, amarillo o rojo con los días que la empresa haya fijado en «Configuración» › «Casos».
• Notifica al responsable con «Se te asignó el caso».

Problemas frecuentes

• El caso recién creado aparece «Bloqueado» aunque el candado está apagado. El aviso se corrige solo con el primer cambio de etapa o al registrar un pago o un contrato; no impide trabajar el caso.
• No aparece el servicio que necesita. Está desactivado o no existe; un administrador lo revisa en «Configuración» › «Servicios».
• La lista «Formularios» está vacía. Ningún formulario está asociado a ese servicio. Se asocian en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios».
• El caso nace sin lista de verificación. El formulario elegido no tiene ítems de lista definidos. Añádalos en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios»; los casos ya creados no se actualizan.
• No aparece «+ Nuevo caso». Su rol no tiene «Crear casos».