Candado, cierre, archivo y eliminación de casos

Objetivo. Entender el candado que impide trabajar un caso sin contrato ni depósito, cerrar un caso terminado, archivar uno que no sigue adelante y eliminar solo cuando corresponde.

Requisitos previos. «Archivar casos» para archivar y restaurar; «Eliminar casos» para eliminar, que de fábrica solo tiene el Administrador. El candado lo configura un administrador en «Configuración» › «Casos».

El candado de contrato y depósito

En «Configuración» › «Casos», el apartado «Requisitos para trabajar un caso» tiene dos casillas independientes: «Exigir contrato firmado antes de avanzar el caso a trabajo o cierre» y «Exigir depósito o pago completo antes de avanzar el caso a trabajo o cierre». Cada empresa decide si exige ambos, uno o ninguno; al cambiarlo, los casos existentes se bloquean o desbloquean al instante.

Con el candado activo, un caso sin contrato firmado o sin depósito pagado queda «Bloqueado»: se muestra con un candado en la lista y en el tablero, cuenta en «Esperando contrato/depósito» y no puede pasar a las etapas de trabajo ni de cierre. La ficha lo explica con «Bloqueado: Se requiere contrato firmado y depósito pagado para pasar a la etapa de trabajo.», o el motivo concreto cuando solo se exige uno de los dos.

Un caso se desbloquea solo en cuanto el contrato queda firmado y el depósito o el pago completo consta como pagado, en la sección de cotización, contrato y pagos del propio caso.

Cerrar un caso

Un caso se cierra al moverlo a la última etapa de su flujo, desde el selector «Etapa» o desde el tablero. El CRM guarda la fecha de cierre, retira el caso de los activos y lo muestra en el filtro «Cerrados» con la insignia «Cerrado».

Archivar y restaurar

Archivar retira de las vistas activas un caso que no sigue adelante, por ejemplo porque el cliente desistió, sin borrar nada: pagos, contratos y documentos se conservan. Es reversible.

1. En la ficha, haga clic en «Archivar».
2. Escriba el «Motivo». Es obligatorio; sin él el CRM responde «Escribe el motivo para archivar.».
3. Confirme. El CRM avisa con «Caso archivado.» y la ficha muestra «Caso archivado el …» con el motivo.

Los casos archivados se ven con el filtro «Archivados». El botón «Desarchivar» los devuelve a los activos con el aviso «Caso restaurado.».

Eliminar

«Eliminar caso» borra el caso con sus cotizaciones, contratos, pagos, documentos y notas, y no se puede deshacer. Solo se permite en casos sin pagos ni contratos; en los demás el CRM responde «Este caso tiene pagos o contratos: archívalo en vez de eliminarlo (retención legal/fiscal).».

Problemas frecuentes

• El caso sigue bloqueado con el contrato firmado. Falta el depósito, o el pago está registrado como pendiente. Márquelo como pagado en la sección de pagos del caso.
• Quiero cerrar un caso sin pasar por todas las etapas. Muévalo directamente a la última etapa desde el selector «Etapa».
• «Escribe el motivo para archivar». El motivo es obligatorio para dejar constancia; escríbalo y confirme.
• No aparece «Eliminar caso». Su rol no tiene «Eliminar casos».