Formularios, checklist e intake

Objetivo. Mantener el catálogo de formularios que se ofrecen al crear un caso, definir la lista de verificación que cada uno genera en el caso y las preguntas que el cliente responde desde el enlace de intake.

Requisitos previos. El rol Administrador. Se abre con «Administrar el catálogo de formularios», en «Configuración» › «Servicios».

Agregar un formulario

1. En «Agregar formulario», escriba el «Código», por ejemplo el número oficial del trámite, la «Etiqueta (ES)» y la «Etiqueta (EN)».
2. Haga clic en «Agregar». El CRM confirma con «Formulario agregado».

La ficha de cada formulario

«Formularios (N)» lista cada uno con «Activo» o «Inactivo». Al abrirlo:

• «Servicios en los que aparece»: marque los servicios que lo ofrecen al crear un caso; sin ninguno marcado aparece en todos. Estos cambios se guardan solos.
• «Checklist del caso (N pasos)»: los pasos que el CRM crea automáticamente en cada caso nuevo que incluya este formulario; los casos existentes no cambian. Si el formulario trae una checklist de fábrica, «Personalizar» la copia para poder editarla: «Checklist copiada: ya puedes editarla.». Cada paso tiene «Paso (español)» y «Paso (inglés)»; «Añadir paso», «Subir paso» y «Bajar paso» la componen.
• «Intake del cliente (N campos)»: lo que el cliente rellena desde el enlace que se le envía; al enviarlo llega como PDF al caso. Cada campo tiene «Pregunta (español)», «Pregunta (inglés)», un tipo entre «Texto corto», «Párrafo», «Fecha», «Número», «Opciones» y «Sí / No», y la casilla «Obligatorio». Un campo de «Opciones» necesita al menos dos, separadas con «|». Sin campos no se pueden generar enlaces de este formulario.
• «Guardar» confirma con «Cambios guardados»; «Eliminar» pide confirmar «¿Eliminar «…»? Los casos que ya lo tienen no se afectan.».

Problemas frecuentes

• «Ya existe un formulario con ese código.» El código debe ser único; edite el existente.
• No puedo editar la checklist. Es la de fábrica; haga clic en «Personalizar».
• «Generar enlace» no aparece en el caso. El formulario no tiene campos de intake; añada al menos uno.
• «Un campo de opciones necesita al menos 2 opciones (sepáralas con |).» Complete las opciones antes de guardar.