Casos: numeración, semáforos y candado
Objetivo. Definir cómo se numeran los casos, cuándo se ponen en amarillo o en rojo, cada cuántos días se recuerdan los documentos pendientes, qué exige el candado para trabajar un caso y con qué categorías se archivan los documentos.
Requisitos previos. El rol Administrador. Se abre desde «Configuración» › «Casos».
Numeración y semáforos
- «Prefijo del número de caso»: solo letras, números y guiones; el ejemplo bajo el campo muestra cómo quedará la numeración.
- «Días para semáforo amarillo» y «Días para semáforo rojo»: los días sin actividad a partir de los cuales el caso pasa a amarillo y a rojo, el semáforo que se ve en la lista, el tablero y el panel.
- «Días para recordar documentos faltantes»: cada cuántos días el CRM crea la tarea «Documentos pendientes» y envía el recordatorio al cliente.
- «Guardar configuración» confirma con «Configuración guardada».
Requisitos para trabajar un caso
Dos casillas independientes:
- «Exigir contrato firmado antes de avanzar el caso a trabajo o cierre».
- «Exigir depósito o pago completo antes de avanzar el caso a trabajo o cierre».
Cada negocio decide si exige ambos, solo uno o ninguno. Al guardar, los casos existentes se bloquean o desbloquean al instante; el efecto en la lista y en la ficha se describe en «Candado, cierre, archivo y eliminación» de la categoría «Casos».
Categorías de documentos
Las categorías aparecen en «Tipo de documento» al subir un archivo y organizan las carpetas de cada caso en la nube.
- «Categoría (español)» y «Categoría (inglés)» con «Añadir» crean una nueva; el CRM confirma con «Categoría añadida».
- «Eliminar categoría» deja de ofrecerla al subir; los documentos ya archivados no cambian: «Categoría eliminada. Los documentos ya archivados no cambian.».
Problemas frecuentes
- No puedo eliminar la última categoría. «Debe quedar al menos una categoría para poder subir documentos.».
- «Ya existe una categoría con ese nombre.» Cambie el nombre o reutilice la existente.
- Un caso quedó bloqueado al activar el candado. Es el comportamiento previsto: falta el contrato firmado o el depósito pagado. Regístrelos en la ficha del caso o desactive la casilla correspondiente.
- La numeración no cambia en los casos existentes. El prefijo se aplica a los casos nuevos; los ya creados conservan su número.
