Copias de seguridad y restauración

Objetivo. Activar la copia diaria cifrada de la base de datos y los documentos en la nube propia del negocio, guardar la llave de cifrado, verificar las copias y restaurar cuando haga falta.

Requisitos previos. El rol Administrador. Se abre desde «Configuración» › «Copias de seguridad». Hace falta Google Drive u OneDrive conectado en «Integraciones» con permiso de archivos. La función solo existe en las instalaciones preparadas para ello; en otras, la pantalla indica «No disponible en este tipo de instalación.».

Hasta que se activan las copias, los datos solo existen en el equipo: «Hasta que actives las copias, tus datos solo existen en este equipo.».

Primera activación

1. «Conecta tu nube»: «Conectar Google Drive» o «Conectar OneDrive». La aplicación solo verá la carpeta que ella misma cree.
2. «Guarda tu llave»: la llave de cifrado se genera en el navegador y se muestra una sola vez en «Guarda tu llave de cifrado». Guárdela con «Copiar», «Descargar …» o «Imprimir tarjeta con QR»; marque «La guardé en un lugar seguro y entiendo que no se puede recuperar si la pierdo.» y escriba los últimos cuatro caracteres en «Escribe los últimos 4 caracteres de la llave».
3. «Elige carpeta, horario y retención»: los valores recomendados vienen listos, copia diaria a las 03:00 con 7 diarias, 4 semanales y 6 mensuales.
4. Haga clic en «Activar copias de seguridad». El CRM confirma con «Copias activadas».

Sin la llave no hay restauración: el proveedor no la conoce ni puede recuperarla.

Ajustes

• «Destino»: la «Cuenta» conectada, un «Segundo destino» opcional en la otra nube, la «Carpeta raíz», la «Estructura de subcarpetas» y el «Nombre de archivo»; la extensión .zevli es fija e identifica una copia cifrada.
• «Qué se incluye»: la «Base de datos» siempre; «Documentos de casos y adjuntos», de forma diferencial, solo lo nuevo desde la última copia completa del mes; y «Avatares y logos». «Estimación de la copia de hoy» anticipa el tamaño.
• «Cuándo»: «Copias activas» o «Copias pausadas»; la «Frecuencia», «Diaria», «Cada 12 h» o «Semanal», con el «Día» y la «Hora» en la hora local de la empresa. Pausar detiene las copias nuevas sin tocar la llave, el destino ni las copias guardadas.
• «Retención»: cuántas copias diarias, semanales y mensuales se conservan en el destino. Solo se borran archivos .zevli creados por la aplicación; jamás otros archivos.
• «Llave de cifrado»: la huella y la fecha de creación, «Cómo abrir una copia sin el CRM» y «Regenerar llave», que pide confirmar y advierte que las copias anteriores solo se abrirán con la llave anterior.
• «Avisos»: los «Destinatarios» de los correos, el del administrador y los que se añadan, para «Copia fallida», «Más de 26 h sin copia», «Cuenta del destino desconectada», «Verificación fallida», «Espacio insuficiente», «Llave regenerada» y «Restauraciones»; y la «Verificación automática mensual», que comprueba la integridad de la última copia sin abrirla.
• «Guardar cambios» confirma con «Ajustes guardados».

Estado e historial

El resumen muestra «Última copia», «Próxima copia» y «Llave de cifrado», con el estado «Al día», «Con retraso», «Error», «Sin configurar» o «Todavía no hay copias». «Hacer copia ahora» lanza una copia y «Verificar última» comprueba la más reciente.

«Historial» lista cada operación con «Fecha», «Tipo · destino», «Tamaño», «Resultado» y «Acciones»: «Descargar», «Verificar», «Verificar con llave», que descarga y descifra la copia en memoria sin guardar la llave, y «Detalle». Los tipos son «BD + archivos», «Punto de retorno», «Verificación», «Verificación completa» y «Restauración»; los resultados, «Correcta», «Íntegra · verificada», «En curso», «Error» o «Cancelada».

Restaurar

«Restaurar desde una copia» crea un punto de retorno, pone el CRM en mantenimiento y restaura la base de datos y los archivos.

1. Haga clic en «Restaurar…». El cuadro avanza por «Copia», «Llave» y «Confirmar».
2. Elija la copia y pegue la llave privada en «Pega tu llave privada»; el CRM responde «Llave correcta» o «Esa llave no corresponde a esta copia».
3. Lea las advertencias: se crea un punto de retorno de la base de datos actual en la nube; el CRM entra en mantenimiento; el almacenamiento queda exactamente como estaba en la fecha de la copia y se borran los archivos creados después; el punto de retorno solo guarda la base de datos; y se cierran todas las sesiones, incluida la suya. Su usuario debe haber existido cuando se hizo la copia.
4. Escriba «Tu contraseña», la de entrar al CRM, y «RESTAURAR» en el campo de confirmación, y haga clic en «Restaurar ahora». El CRM avisa «Restauración iniciada. El CRM entrará en mantenimiento en unos segundos.» y, al terminar, «Restauración terminada».

Si la restauración falla, el CRM sigue en mantenimiento y ofrece «Volver al punto de retorno», que deja la base de datos como estaba justo antes; pide de nuevo la llave y la contraseña.

«Procedimiento para un equipo nuevo» y «Ver procedimiento» muestran los pasos y los comandos, ya rellenados con los nombres de la instalación, para levantar el CRM en otro equipo a partir de una copia .zevli, con o sin el CRM original. El procedimiento completo de traslado está en la categoría «Equipo nuevo y traslado».

Problemas frecuentes

• «Configura destino y llave primero.» Complete la primera activación.
• «La llave no abre esta copia.» La copia se cifró con otra llave; si la regeneró, use la anterior.
• «Tu cuenta entra con Google y no tiene contraseña. Define una en Mi perfil y vuelve: restaurar exige confirmarla.» Defina una contraseña en su perfil.
• «Demasiados intentos. Espera 15 minutos.» Espere antes de volver a introducir la llave.
• «La cuenta del destino está desconectada. Vuelve a conectarla en Integraciones.» Reconecte Google o Microsoft.
• «No hay espacio suficiente en el destino.» Libere espacio en la nube o reduzca la retención.
• «Zevli Connect no atiende a esta instalación porque su licencia no está en vigor.» Revise «Configuración» › «Licencia».
• «Hay una copia o restauración en curso. Espera a que termine.» Solo se ejecuta una operación a la vez.