Contratos

Objetivo. Generar el contrato de un caso a partir de su cotización aceptada, enviarlo a firma electrónica o registrar una firma hecha fuera del sistema, y seguir el estado de todos los contratos.

Requisitos previos. Una cotización «Aceptada» en el caso. Los permisos «Generar contratos» y «Enviar contratos a firma». La identidad legal y las cláusulas del contrato se configuran en «Configuración» › «Contrato». Para la firma electrónica, un administrador debe conectar DocuSign o Documenso en «Configuración» › «Integraciones».

Generar y firmar

1. Al marcar la cotización como «Aceptada», el CRM crea el contrato del caso en estado «Borrador» con la razón social, las cláusulas y los datos del caso. Si el caso no tiene contrato, la sección «Contratos» muestra «Este caso aún no tiene contrato» y el botón «Generar contrato» lo crea; sin cotización aceptada el botón lo indica: «Se requiere una cotización aceptada».
2. Para la firma electrónica, haga clic en «Enviar a firma». El contrato pasa a «Enviado a firma» y el cliente firma desde su correo; cuando termina, el estado cambia a «Firmado» y el equipo recibe la notificación «Contrato firmado». Sin servicio de firma conectado, el CRM responde «Conecta Documenso en Integraciones para enviar a firma».
3. Si el contrato se firmó en papel o por otro medio, haga clic en «Marcar firmado (manual)» y confirme «¿Confirmas que el contrato fue firmado fuera del sistema?». Queda «Firmado» con la fecha en «Firmado el».

«Descargar PDF» entrega el documento en cualquier estado.

El candado del caso

Con el candado de contrato activo en «Configuración» › «Casos», el caso no avanza a las etapas de trabajo hasta que el contrato está «Firmado». Consulte «Candado, cierre, archivo y eliminación de casos» en la categoría «Casos».

La lista

La pantalla «Contratos» resume «Enviados a firma», «Firmados» y «Borradores», lista los «Contratos recientes» con su caso, su cliente y su estado, y a la derecha muestra la «Vista previa del documento» del contrato seleccionado, con «Firmado el» o el aviso «Requiere firma». Sin servicio de firma conectado aparece «Conecta tu servicio de firma» con el botón «Conectar firma electrónica».

Problemas frecuentes

• «Se requiere una cotización aceptada». Acepte primero la cotización del caso.
• «Conecta Documenso en Integraciones para enviar a firma». No hay servicio de firma. Use «Marcar firmado (manual)» si el cliente firmó por otro medio, o pida al administrador que conecte DocuSign o Documenso.
• El cliente firmó pero el contrato sigue «Enviado a firma». El aviso del servicio de firma aún no ha llegado. Espere unos minutos; si persiste, «Marcar firmado (manual)» registra la firma y un administrador revisa la integración.
• El contrato sale con datos incompletos. Complete la identidad y las cláusulas en «Configuración» › «Contrato» y genere el contrato de nuevo en un caso nuevo; el ya generado no cambia.