Contrato: datos del negocio, cláusulas y plantillas PDF

Objetivo. Preparar el contrato que firma el cliente: la identidad legal que aparece en todos los contratos, el contrato estándar por cláusulas y, si el negocio ya tiene su propio contrato en PDF, importarlo como plantilla con los datos del caso colocados encima.

Requisitos previos. El rol Administrador. Se abre desde «Configuración» › «Contrato». Generar y firmar el contrato de un caso se describe en «Contratos» de la categoría «Ventas».

Pestaña «Datos del negocio»

Estos datos se rellenan una sola vez y aparecen en todos los contratos: encabezado, plan de pago y firmas.

• «¿Quién es tu negocio?»: «Razón social», «Representante que firma» y «Lema del encabezado».
• «¿Cómo te contactan?»: «Correo del contrato», «Sitio web» y «Ubicación / domicilio».
• «¿Cómo te pagan tus clientes?»: «Métodos de pago (tabla del plan)» e «Instrucciones de pago», por ejemplo el correo de Zelle y qué poner en el memo.
• «Guardar identidad» confirma con «Identidad guardada».

Pestaña «Mis contratos»

El CRM elige solo qué contrato usar en cada caso según el servicio: una plantilla PDF activa que incluya el servicio o, si ninguna aplica, el «Contrato estándar».

El contrato estándar

Viene listo según el rubro; no hay que escribir nada desde cero, solo editar lo que se quiera cambiar. Al abrirlo se ven las «Cláusulas del contrato» en el orden en que salen en el PDF:

• «Identificación de las partes (automática: negocio + cliente)» y «Firma de aceptación (automática)» siempre abren y cierran el contrato.
• «Alcance de servicios» y «Plan de pago» son bloques automáticos: el primero lista los servicios con los contratados marcados y el segundo el monto total, el plan de cuotas y las instrucciones de pago. Solo admiten cambiar el título, moverlos o quitarlos.
• Las cláusulas de texto se abren con «Editar»: título y cuerpo, un párrafo por línea; «1.» numera, «- » hace viñetas y una línea en mayúsculas es un subtítulo. La casilla «Destacar en un recuadro (para avisos importantes)» las resalta. «Guardar cláusula» confirma con «Cláusula guardada».
• «Añadir cláusula» crea una «Nueva cláusula»; «Subir» y «Bajar» reordenan; «Eliminar» pide confirmar «¿Eliminar la cláusula «…» del contrato? Los contratos ya enviados no cambian.».

A la derecha, la «Vista previa en vivo» muestra el contrato con datos de cliente de ejemplo; en un teléfono se abre con «Ver contrato».

Plantillas de contrato en PDF

«Importar mi PDF» o «Nueva plantilla» abren el diseñador en tres pasos: «Sube tu PDF», «Coloca los datos» y «Guarda y activa».

1. Escriba el nombre en «¿Cómo quieres llamar a esta plantilla?» y use «Subir contrato en PDF» con el contrato que ya usa el negocio, de hasta 10 MB.
2. Con «Añadir variable», elija el dato y arrástrelo al lugar exacto del PDF donde debe imprimirse: «Nombre del cliente», «Correo del cliente», «Teléfono del cliente», «Número de caso», «Fecha», «Servicio», «Servicios de la cotización», «Total», «Adelanto», «Saldo», «Nombre del negocio», «Razón social», «Representante», «Correo del negocio», «Sitio web», «Dirección» y la «Zona de firma del cliente», que marca dónde firma el cliente para el servicio de firma electrónica. «Añadir cláusula» incorpora una cláusula del contrato estándar.
3. En «¿Para qué servicios es este contrato?» marque los servicios; sin ninguno, la plantilla es «Genérica (todos los servicios)». Active «¿Lista para usarse?» y haga clic en «Guardar plantilla»: «Plantilla guardada».

Cada plantilla muestra «Activa» o «Desactivada» y ofrece «Abrir el diseñador», «Vista previa», «Reemplazar PDF» y «Eliminar», que pide confirmar «¿Eliminar la plantilla y su PDF? Los contratos volverán a generarse con las cláusulas.». Se admiten hasta diez plantillas.

Problemas frecuentes

• «Revisa los campos: hay algún dato inválido.» El correo o el sitio web no tienen un formato válido.
• «La cláusula necesita un título.» Complete el título antes de guardar.
• «Ese bloque automático ya existe en el contrato.» «Alcance de servicios» y «Plan de pago» solo pueden aparecer una vez.
• El contrato de un caso no usa mi PDF. La plantilla está «Desactivada» o no incluye el servicio del caso; revíselo en el diseñador.
• «Máximo 10 plantillas. Elimina alguna para crear otra.» Elimine una plantilla que ya no use.