Planes de seguimiento

Objetivo. Crear secuencias de mensajes y tareas que el CRM envía solas en los días previstos, inscribir clientes en ellas y dejar que se detengan cuando el cliente responde.

Requisitos previos. El permiso «Gestionar planes de cobro», que de fábrica tienen el Administrador y el Operador. Para que los pasos de WhatsApp y correo salgan de verdad, un administrador debe tener esos canales conectados en «Configuración» › «Integraciones»; los pasos de «Tarea interna» no necesitan ningún canal.

La pantalla se abre desde «Operaciones» › «Planes» y se titula «Smart Plans».

Empezar con un plan prediseñado

1. Sin planes todavía, la pantalla muestra directamente los «Planes prediseñados»; cuando ya hay planes, el botón «Prediseñados» los abre. Son cuatro: «Seguimiento de lead nuevo», «Documentos pendientes», «Cotización sin respuesta» y «Reactivar clientes». Cada tarjeta muestra su secuencia completa, «Día 0», «Día N», con el canal de cada paso y el aviso «Se detiene si responde».
2. Haga clic en «Usar este plan». El CRM crea el plan con todos sus pasos y lo abre: «Plan "…" creado — revísalo y actívalo».
3. Revise los mensajes. El plan se crea «Activo»; el mismo botón lo pasa a «Pausado» y de vuelta a «Activo».

Para empezar en blanco, «¿Prefieres empezar en blanco?» lleva a «Nuevo plan»: escriba el «Nombre del plan» y la «Descripción (opcional)» y haga clic en «Guardar»; el CRM confirma con «Plan creado».

La ficha de un plan

A la izquierda, la lista «Planes» con el buscador «Buscar plan…»; cada plan indica «N pasos», «N activas» y si está «Activo» o «Pausado». A la derecha, el plan seleccionado con sus cifras «Pasos», «Duración», «Canales» e «Inscritos», el botón «Activo» / «Pausado», «Eliminar plan» y las pestañas «Pasos» e «Inscritos». Debajo recuerda que «La secuencia se detiene cuando el cliente responde.».

Añadir pasos

1. En la pestaña «Pasos», haga clic en «Añadir paso».
2. Indique cuántos días «Esperar (días)» desde el paso anterior; con 0 el paso es «Inmediato».
3. Elija el «Canal»: «WhatsApp», «Email» o «Tarea interna». Para «Email» escriba también el «Asunto (email)».
4. Escriba el «Mensaje en español» y el «Mensaje en inglés»; cada cliente recibe el suyo según su idioma. «Variables disponibles» lista los datos del «Cliente» y del «Caso» que se sustituyen al enviar; las de «Caso» solo se rellenan cuando la inscripción viene de un caso.
5. Para un correo diseñado, use «HTML del correo (opcional)» con «HTML en español» y «HTML en inglés»; el texto queda de respaldo.
6. Haga clic en «Añadir paso» al pie del cuadro. El CRM confirma con «Paso añadido».

Cada paso muestra su espera, «Inmediato» o «+N días», su canal y su mensaje; «Eliminar paso» lo quita. Con «Tarea interna», el CRM crea en su día una tarea con el título «Plan:» seguido del mensaje.

Inscribir clientes

1. Haga clic en «Inscribir contacto», elija el «Plan» y el «Cliente» y confirme. El CRM responde «Contacto inscrito».
2. En la pestaña «Inscritos» cada cliente aparece con su estado, «Activo», «Completado» o «Detenido», y el «Paso» en el que va. «Este plan» y «Todas» cambian entre las inscripciones del plan y las de todos los planes.
3. «Detener» corta la secuencia de un cliente. Cuando el cliente responde por cualquier canal, la secuencia se detiene sola.

Problemas frecuentes

• «Ese contacto ya está activo en este plan.» El cliente ya tiene una inscripción activa; deténgala antes de volver a inscribirlo.
• «El plan no tiene pasos todavía.» Añada al menos un paso antes de inscribir.
• Los mensajes no salen. El plan está «Pausado», o el canal del paso no está conectado en «Integraciones». Las tareas internas sí se crean sin canal.
• No aparece «Planes» en «Operaciones». Su rol no tiene «Gestionar planes de cobro».
• «¿Eliminar el plan «…»? Se borrarán sus pasos y todas sus inscripciones.» Eliminar un plan detiene a todos sus inscritos y no se puede deshacer; si solo quiere frenarlo, páselo a «Pausado».