Documentos

Objetivo. Encontrar cualquier archivo de cualquier caso desde una sola pantalla, saber si ya está copiado en la nube y abrir el caso al que pertenece.

Requisitos previos. El permiso «Ver casos». Los documentos se suben y se gestionan desde la ficha de cada caso (categoría «Casos»); esta pantalla solo los consulta. Para que se copien a Google Drive o OneDrive, un administrador conecta la nube en «Configuración» › «Integraciones».

Qué muestra la pantalla

• Tres cifras: «Documentos», con el total de archivos; «Este mes», los subidos en el mes en curso; y «En la nube», los ya copiados a Google Drive u OneDrive.
• Los filtros por tipo: «Todos» y un botón por cada tipo de documento configurado en «Configuración» › «Casos», cada uno con su cantidad.
• El buscador «Buscar por nombre o número de caso…».
• La tabla con «Archivo», «Caso», «Tipo», «Estado» y «Fecha». El estado es el del documento en el caso, «Pendiente», «Recibido» o «Revisado», y a la derecha de cada fila se indica si el archivo está «En la nube» o «Pendiente de sincronizar a la nube». El número de caso lleva a la ficha del caso, donde están las acciones sobre el archivo.

Sin documentos todavía, la pantalla muestra «Aquí vivirán los documentos» con el enlace «Ir a los casos» o, si además no hay nube conectada, «Conecta tu nube de documentos» con el botón «Conectar tu nube». Mientras no hay nube, los archivos quedan en el almacenamiento del CRM.

Acciones sobre un archivo

Se hacen desde la sección «Documentos» de la ficha del caso: «Ver», «Descargar», «Compartir (solo lectura)», «Dejar de compartir» y «Eliminar documento». Los permisos «Eliminar documentos» y «Dejar de compartir documentos» limitan las dos últimas. El detalle está en el artículo «La ficha del caso» de la categoría «Casos».

Problemas frecuentes

• «No hay documentos que coincidan con tu búsqueda.» Quite el filtro de tipo o el texto del buscador.
• Un archivo sigue «Pendiente de sincronizar a la nube». No hay nube conectada, o la copia está en cola y se reintenta sola. Si en el caso aparece «Sincronización fallida (se reintentará)», revise la conexión en «Configuración» › «Integraciones».
• Falta un tipo de documento en los filtros. Los tipos se definen en «Configuración» › «Casos».
• No aparece la entrada «Documentos» en «Operaciones». Su rol no tiene «Ver casos».