La ficha del caso, su lista de verificación y sus documentos
Objetivo. Trabajar un caso desde su ficha: cambiar la etapa, seguir la lista de verificación, subir y compartir documentos, generar los documentos del caso y dejar notas.
Requisitos previos. El permiso «Ver casos». Eliminar documentos requiere «Eliminar documentos»; dejar de compartirlos, «Dejar de compartir documentos». Para que los documentos se guarden en la nube, un administrador debe tener conectado Google Drive o Microsoft 365 en «Configuración» › «Integraciones».
Cabecera y datos
En la cabecera están el número de caso, el cliente, que enlaza con su ficha, el selector «Etapa», el semáforo y los botones «Archivar» y «Eliminar caso». Debajo, un aviso indica «Desbloqueado» o «Bloqueado» con el motivo del candado.
La tarjeta de datos muestra «Fecha de recibido», «Fecha de presentado», «Biométricos», «Fecha límite», «Formularios», y con el permiso de importes «Cotizado», «Pagado» y «Saldo».
Cambiar la etapa
El selector «Etapa» mueve el caso a cualquier etapa de su flujo, igual que las flechas del tablero. La última etapa cierra el caso. Con el candado activo, las etapas de trabajo exigen contrato firmado y depósito.
«Checklist de documentos»
Cada ítem nace como «Pendiente». «Marcar recibido» lo pasa a «Recibido» cuando el cliente entrega el documento, y «Marcar revisado» a «Revisado» cuando el equipo lo ha comprobado. «Marcar pendiente» deshace. Los ítems provienen de los formularios del caso y se definen en «Configuración» › «Servicios» › «Administrar el catálogo de formularios».
«Documentos»
- Escriba el «Nombre / descripción».
- Elija el «Tipo de documento». Las categorías se gestionan en «Configuración» › «Casos».
- Seleccione el «Archivo»: PDF, imagen o Word, de 25 MB como máximo.
- Si corresponde, vincúlelo a un «Ítem del checklist (opcional)».
- Haga clic en «Subir documento».
Cada documento indica dónde está: «En la nube» cuando ya se copió a Google Drive u OneDrive, «Pendiente de sincronizar a la nube» mientras espera, o «Sincronización fallida (se reintentará)». Las acciones son «Ver», «Descargar», «Compartir (solo lectura)», que copia un enlace de solo lectura y marca el documento como «Público», «Dejar de compartir» y «Eliminar documento». Eliminar borra también el archivo de la nube del cliente y no se puede deshacer desde el CRM.
Los botones «Carta de presentación» e «Índice de evidencias» generan en PDF, con los datos del caso, la carta de presentación y el índice de los documentos.
«Notas»
Las notas del caso son internas: escriba en «Escribe una nota…» y haga clic en «Agregar nota». Aparecen en el caso y en la «Actividad» del cliente.
En el teléfono
Problemas frecuentes
- «El documento aún no está en la nube». No se puede compartir hasta que la sincronización termine. Si no hay nube conectada, el documento queda en el equipo y no puede compartirse por enlace.
- «Tipo de archivo no permitido» o «El archivo supera los 25 MB». Convierta el archivo a PDF, imagen o Word, o reduzca su tamaño.
- «Sincronización fallida (se reintentará)». La nube rechazó la copia; el CRM lo reintenta solo. Si persiste, un administrador debe revisar la conexión en «Configuración» › «Integraciones».
- No puedo cambiar la etapa. Falta el permiso «Mover casos de etapa», o el candado exige contrato y depósito.
- No aparece «Eliminar documento». Solo lo ve quien tiene «Eliminar documentos», de fábrica el Administrador.
